【コピペOK】バックオフィスAIプロンプト集｜経理・総務・人事

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バックオフィス業務を劇的に効率化する「AIプロンプト（指示文）」を、部門別に厳選してご紹介します。コピペして【】の中身を入れ替えるだけで、面倒な作業が一瞬で終わるテンプレート集です。

下記「目次」を開いていただき、使いたいプロンプトテンプレートへ飛ぶことができます。

【経理】プロンプトテンプレート

日々発生する取引の記録から、月次・年次の決算業務、さらには経費精算のルール整備まで、経理部門の業務は正確性とスピードが命です。ここでは、面倒な仕訳作業や規程のドラフト作成、予算管理といった定型業務をAIに任せ、ミスを減らしながら効率化するプロンプトを集めました。

1. 仕訳作成

下記取引に関して、適切な仕訳を作成してください。

# 出力フォーマット
- 借方科目：金額
- 貸方科目：金額
- 摘要：取引の内容
- 解説：仕訳の理由

# 注意事項
- 勘定科目は一般的な名称を使用
- 金額は3桁区切りで記載
- 摘要は簡潔に

# 取引内容
【ここに取引内容を入力してください（例：タクシー代1,500円を現金で支払った）】

2. 経費規程ドラフト

経費精算のルールと手順を明確化した規程を作成してください。

# 規程の構成
- 目的・適用範囲
- 経費の定義・分類
- 精算手順・期限
- 承認フロー・権限
- 例外処理・特例
- 罰則・注意事項

# 作成のポイント
- 分かりやすい表現
- 具体的な金額基準
- 実務に即した手順
- ガバナンス強化

# 会社情報
【ここに会社情報を入力してください（従業員数、業種、現在の経費処理状況を入力）】

3. 稟議テンプレ作成

稟議書の標準テンプレートと承認フローを作成してください。

# 稟議書の構成
- 稟議の概要・目的
- 背景・理由
- 具体的な内容・金額
- 承認フロー・権限
- 添付資料・根拠
- 期限・緊急度

# 作成のポイント
- 分かりやすい構成
- 必要な情報の網羅
- 承認フローの明確化
- 法的要件の遵守
- 効率的な処理

# 稟議種別
【ここに稟議種別を入力してください（稟議の種類、金額、承認フロー等を入力）】

4. 請求書テンプレ

法的要件を満し、効率的な請求業務を実現する請求書テンプレートを作成してください。

# 請求書の構成
- 請求書番号・発行日
- 請求者・宛先の情報
- 商品・サービスの詳細
- 数量・単価・金額
- 消費税・合計金額
- 支払い条件・期限
- 振込先・連絡先

# 作成のポイント
- 法的要件の遵守
- 分かりやすい構成
- 必要な情報の網羅
- 効率的な作成プロセス
- エラーの防止

# 請求種別
【ここに請求種別を入力してください（請求書の種類、業種、法的要件、制約条件を入力）】

5. コスト削減案

# タスク概要
コスト削減のアイデアを部門横断で整理してください。

# 削減対象
【ここに削減対象を入力してください（人件費/光熱費/通信費等）】

6. 予算管理システム

効率的な予算管理を実現するシステムと運用方法を作成してください。

# システムの構成
- 予算の設定・配分
- 予算の執行・管理
- 実績の記録・分析
- 差異分析・評価
- 予算の見直し・調整
- 報告・承認プロセス

# 作成のポイント
- 明確な予算設定
- 効率的な管理プロセス
- 正確な実績把握
- 適切な差異分析
- 継続的な改善

# 予算規模
【ここに予算規模を入力してください（予算管理システムを構築したい規模、期間、制約条件を入力）】

7. 備品管理ルール

備品の効率的な管理とコスト削減のためのルールと台帳システムを作成してください。

# 管理ルールの構成
- 備品の分類・カテゴリ
- 購入・調達の手順
- 配布・貸出のルール
- 保管・在庫管理
- 廃棄・更新の基準
- 責任者・承認フロー

# 台帳の項目
- 備品ID・名称・仕様
- 購入日・価格・仕入先
- 配布先・使用者
- 状態・メンテナンス履歴
- 更新・廃棄予定

# 作成のポイント
- 分かりやすい分類
- 効率的な管理プロセス
- コスト削減の仕組み
- 責任の明確化
- 継続的な改善

# 管理対象
【ここに管理対象を入力してください（管理したい備品の種類、規模、現在の課題を入力）】

8. 稟議フロー整理

# タスク概要
稟議承認フローの手順を整理してください。

# 稟議種別
【ここに稟議種別を入力してください（支出/契約/人事等）】

3. 社内規程整備

効率的な組織運営を実現する社内規程を整備してください。

# 規程整備の構成
- 規程の目的・適用範囲
- 組織・役割・責任
- 業務手順・プロセス
- 承認・決裁ルール
- 評価・人事制度
- コンプライアンス・倫理

# 整備のポイント
- 明確で分かりやすい内容
- 実用的な手順・ルール
- 法的要件の遵守
- 継続的な見直し
- 全社員への周知

# 規程種別
【ここに規程種別を入力してください（整備したい規程の種類、組織規模、業種、制約条件を入力）】

9. 資産管理システム

効率的な資産管理を実現するシステムと運用方法を作成してください。

# システムの構成
- 資産の登録・分類
- 資産の取得・処分管理
- 資産の使用・保管管理
- 資産の評価・減価償却
- 資産の棚卸・確認
- 報告・承認プロセス

# 作成のポイント
- 明確な資産分類
- 効率的な管理プロセス
- 正確な記録・追跡
- 適切な評価・計算
- 継続的な改善

# 資産規模
【ここに資産規模を入力してください（資産管理システムを構築したい規模、資産種類、制約条件を入力）】

10. 契約管理システム

効率的な契約管理を実現するシステムと運用方法を作成してください。

# システムの構成
- 契約の登録・分類
- 契約の締結・更新管理
- 契約の履行・監視
- 契約の変更・終了管理
- 契約の評価・分析
- 報告・承認プロセス

# 作成のポイント
- 明確な契約分類
- 効率的な管理プロセス
- 正確な記録・追跡
- 適切な監視・評価
- 継続的な改善

# 契約規模
【ここに契約規模を入力してください（契約管理システムを構築したい規模、契約種類、制約条件を入力）】

【総務】プロンプトテンプレート

「会社の何でも屋」とも呼ばれる総務部門は、備品管理や社内イベントの企画、文書管理、社内通知まで、非常に幅広い業務を担当します。ここでは、社内のあらゆる「整える」作業を標準化し、社員からの問い合わせ対応や通知文作成をスムーズにするためのプロンプトをご紹介します。

1. 入社手続きガイド

新入社員がスムーズに入社手続きを完了できるガイドを作成してください。

# ガイドの構成
- 入社前の準備事項
- 初日の手続き・流れ
- 必要な書類・提出物
- 各種申請・登録手順
- 連絡先・担当者情報
- よくある質問・注意事項

# 作成のポイント
- 分かりやすい手順説明
- 具体的な期限・締切
- 必要な書類の一覧
- トラブル時の対応
- 新入社員の不安解消

# 会社情報
【ここに会社情報を入力してください（会社規模、業種、入社手続きの特徴を入力）】

2. 組織図作成

効率的な組織運営を実現する組織図と役割分担を作成してください。

# 組織図の構成
- 組織構造・階層
- 部門・部署の配置
- 役職・責任の明確化
- 報告ライン・承認ルート
- 連携・協力関係
- 将来の組織計画

# 作成のポイント
- 明確な組織構造
- 適切な役割分担
- 効率的な意思決定
- 柔軟な組織運営
- 継続的な改善

# 組織規模
【ここに組織規模を入力してください（組織図を作成したい組織の規模、業種、部門構成、制約条件を入力）】

3. 見積データ抽出→メール自動埋め込み

あなたは営業事務をサポートするアシスタントです。  
以下の見積もりデータから、[抽出したい情報]を取り出し、指定された[メールテンプレート]に自動で埋め込んでください。  

--- ここに見積もりデータ（テキスト）を貼り付けてください ---  
※またはファイルを添付する

# 出力手順
1. 見積もりデータから、指定された情報を抽出する  
2. 抽出した情報を、[メールテンプレート]の{{変数}}に埋め込む  
3. 完成したメール本文を出力する  

# メールテンプレート
[メールテンプレート本文]

# 抽出したい情報
【ここに抽出したい情報を入力してください（抽出したい情報を入力）】

# メールテンプレート
【ここにメールテンプレートを入力してください（メールテンプレートを入力）】

# メールテンプレート
【ここにメールテンプレートを入力してください（メールテンプレートを入力）】

# メールテンプレート本文
【ここにメールテンプレート本文を入力してください（メールテンプレート本文を入力）】

4. クレーム対応方針案の作成

# 依頼
以下のクレーム内容を要約し、一次対応と再発防止の観点から対応方針案を作成してください。

# 出力形式
- 事象の要点と分類
- 対応方針案（3案：メリット・懸念つき）
- 一次対応・社内共有の観点

# クレーム内容原文
【ここにクレーム内容原文を入力してください（顧客からの原文を貼り付け）】

# 顧客属性
【ここに顧客属性を入力してください（例：大口／新規／VIP（任意））】

5. 社内研修カリキュラム案（ビジネスマナー）

# 入力
- [変数1]
- [変数2]

以下の目的に合う社内研修のカリキュラムのたたき台を作成してください。

#目的
新人社員に向けたビジネスマナー研修を行う

#条件
・基本的なビジネスマナーを一通り学習できる内容とする
・研修の時間は2時間を想定
・対象となる新人社員はXX名

# 補足情報
【ここに補足情報を入力してください（必要に応じて記入）】

6. 社内通知文作成

社員に確実に伝わる分かりやすい通知文を作成してください。

# 通知文の構成
- 件名（簡潔で分かりやすい）
- 本文（目的・内容・影響・対応）
- 補足情報（FAQ・連絡先）
- 期限・注意事項

# 作成のポイント
- 誤解を招かない明確な表現
- 重要な情報を最初に
- 箇条書きで読みやすく
- 必要に応じて図表を活用

# 通知内容
【ここに通知内容を入力してください（通知したい内容（システムメンテナンス、人事異動、制度変更等））】

7. 社内FAQ整備

社員がよく質問する内容を整理し、分かりやすいFAQを作成してください。

# FAQの構成
- カテゴリ別の質問・回答
- 関連する手順・ルール
- 連絡先・担当者情報
- 更新日・有効期限
- 関連資料・リンク

# 作成のポイント
- 分かりやすい質問文
- 具体的で実用的な回答
- 最新情報の反映
- 検索しやすい構成
- 定期的な見直し

# 対象部門
【ここに対象部門を入力してください（FAQを作成したい業務領域（人事、総務、IT等）を入力）】

8. 情報セキュリティ管理

組織の情報セキュリティを適切に管理する計画を作成してください。

# 管理計画の構成
- セキュリティの目的・目標
- セキュリティの体制・役割
- セキュリティの基準・ルール
- セキュリティの監視・監査
- インシデント対応・対策
- セキュリティの教育・啓発

# 作成のポイント
- 包括的なセキュリティ対策
- 明確な責任・役割
- 実用的なルール・手順
- 継続的な監視・改善
- 全社員のセキュリティ意識

# 組織規模
【ここに組織規模を入力してください（情報セキュリティ管理を構築したい組織の規模、業種、制約条件を入力）】

9. コンプライアンス管理

組織のコンプライアンスを適切に管理する計画を作成してください。

# 管理計画の構成
- コンプライアンスの目的・目標
- コンプライアンスの体制・役割
- コンプライアンスの基準・ルール
- コンプライアンスの監視・監査
- 違反対応・対策
- コンプライアンスの教育・啓発

# 作成のポイント
- 包括的なコンプライアンス対策
- 明確な責任・役割
- 実用的なルール・手順
- 継続的な監視・改善
- 全社員のコンプライアンス意識

# 組織規模
【ここに組織規模を入力してください（コンプライアンス管理を構築したい組織の規模、業種、制約条件を入力）】

10. 文書管理システム

効率的な文書管理を実現するシステムと運用方法を作成してください。

# システムの構成
- 文書の登録・分類
- 文書の保存・保管
- 文書の検索・参照
- 文書の更新・版数管理
- 文書の廃棄・アーカイブ
- 文書のセキュリティ・アクセス制御

# 作成のポイント
- 明確な文書分類
- 効率的な管理プロセス
- 正確な記録・追跡
- 適切なセキュリティ
- 継続的な改善

# 文書規模
【ここに文書規模を入力してください（文書管理システムを構築したい規模、文書種類、制約条件を入力）】

【人事】プロンプトテンプレート

採用活動から従業員の評価、育成、福利厚生の設計まで、人事部門は「ヒト」に関する戦略的な役割を担います。しかし、それに付随する求人票の作成、評価シートの準備、育成計画の策定など、多くの文書作成業務も発生します。ここでは、定型作業をAIにサポートさせ、より創造的な人事戦略に時間を使うためのプロンプトを集めました。

1. 採用文書作成

魅力的な求人原稿を作成してください。

# 求人原稿の構成
- 会社概要（事業内容、企業理念、規模）
- 募集要項（職種、条件、待遇）
- 仕事内容（具体的な業務、やりがい）
- 応募方法（連絡先、必要書類）
- 魅力ポイント（福利厚生、成長機会）

# 作成のポイント
- ターゲットに響く表現
- 具体的で分かりやすい内容
- 企業の魅力が伝わる文章

# 募集職種と基本条件
【ここに募集職種と基本条件を入力してください（例：営業職、未経験可、年収400万円〜）】

# アピールしたい要素
【アピールしたい要素を選択または入力してください（例：高給与, 充実した福利厚生, 成長機会, 働きやすい環境, やりがいのある仕事）】

2. 人事評価シート案

公正で効果的な人事評価を実現する評価シートと評価基準を作成してください。

# 評価シートの構成
- 評価項目・評価基準
- 配点・重み付け
- 評価レベル・段階
- 具体的な評価例
- 評価者・被評価者の役割
- 評価プロセス・スケジュール

# 作成のポイント
- 職種・役職に応じた評価項目
- 客観的・具体的な基準
- 公平性・透明性の確保
- 成長・改善への活用
- 法的要件の遵守

# 職種
【ここに職種を入力してください（評価シートを作成したい職種、役職、評価の目的を入力）】

3. 採用戦略策定

あなたは企業の採用戦略のプロフェッショナルです。
[事業内容]をグロースさせるためには、どのような[採用したい職種や役割]を採用する必要があるでしょうか。

# 事業内容
【ここに事業内容を入力してください（事業内容を入力）】

# 採用したい職種や役割
【ここに採用したい職種や役割を入力してください（採用したい職種や役割を入力）】

4. 採用戦略提案（必要職種・役割）

あなたは企業の採用戦略のプロフェッショナルです。
[事業内容]をグロースさせるためには、どのような[採用したい職種や役割]を採用する必要があるでしょうか。

# 事業内容
【ここに事業内容を入力してください（事業内容を入力）】

# 採用したい職種や役割
【ここに採用したい職種や役割を入力してください（採用したい職種や役割を入力）】

5. 福利厚生制度設計

従業員の満足度向上を実現する福利厚生制度を設計してください。

# 制度設計の構成
- 制度の目的・目標
- 対象者・適用範囲
- 福利厚生の種類・内容
- 予算・費用の考慮
- 運用・管理方法
- 効果測定・評価

# 設計のポイント
- 従業員ニーズの把握
- 現実的な予算設定
- 公平性・透明性
- 運用の実現可能性
- 継続的な改善

# 組織規模
【ここに組織規模を入力してください（福利厚生制度を設計したい組織の規模、業種、予算、制約条件を入力）】

6. 人材育成計画

組織の人材力を向上させる育成計画を作成してください。

# 育成計画の構成
- 育成の目的・目標
- 対象者・職種・レベル
- 育成内容・カリキュラム
- 育成方法・形式
- スケジュール・期間
- 評価・効果測定

# 作成のポイント
- 明確な育成目標
- 対象者に応じた内容
- 実践的で実用的な内容
- 段階的な学習設計
- 継続的な成長支援

# 育成対象
【ここに育成対象を入力してください（人材育成計画を作成したい対象、職種、レベル、目的、制約条件を入力）】

7. 人事制度設計

効率的な人事管理を実現する制度を設計してください。

# 制度設計の構成
- 制度の目的・目標
- 職務・役割の明確化
- 評価・昇進制度
- 報酬・処遇制度
- 教育・育成制度
- 人事管理プロセス

# 設計のポイント
- 明確な制度設計
- 公平性・透明性
- 実用的な運用方法
- 継続的な改善
- 全社員への周知

# 組織規模
【ここに組織規模を入力してください（人事制度を設計したい組織の規模、業種、制約条件を入力）】

8. 職務記述書作成

職務の内容と責任を明確に定義する職務記述書を作成してください。

# 記述書の構成
- 職務の概要・目的
- 職務の内容・責任
- 必要なスキル・資格
- 報告・連携関係
- 評価・昇進基準
- 職務の変更・更新

# 作成のポイント
- 明確な職務定義
- 具体的な責任・権限
- 現実的なスキル要件
- 公平な評価基準
- 継続的な見直し

# 職務
【ここに職務を入力してください（職務記述書を作成したい職務の詳細、レベル、制約条件を入力）】

9. 人材配置最適化

組織の人材を最適に配置する計画を作成してください。

# 最適化計画の構成
- 最適化の目的・目標
- 人材の現状・能力
- 最適化の基準・方針
- 最適化の手順・プロセス
- 最適化後のフォロー
- 最適化の評価・見直し

# 作成のポイント
- 明確な最適化方針
- 人材の能力・適性
- 公平性・透明性
- 効率的な最適化プロセス
- 継続的な改善

# 最適化対象
【ここに最適化対象を入力してください（人材配置最適化を実施したい組織・部門、人材、制約条件を入力）】

10. 従業員満足度アンケート設計

# 入力
- [変数1]
- [変数2]

以下の条件に従い、全社員に対して実施する従業員満足度調査アンケートの設問案を作成してください。

#目的/背景
・現場の本音を把握し、働きやすさ向上や離職防止の施策に活かしたい

#出力形式
・設問案（10問程度、選択式＋自由回答を含める）
・質問の分類（例：人間関係／待遇／成長機会など）
・回答形式（5段階評価／記述式など）も記載

# 補足情報
【ここに補足情報を入力してください（必要に応じて記入）】